清掃スタッフの報告書作成の時間がほぼなくなりました

現状

複数の現場を担当する清掃会社では、スタッフが作業終了後に紙の作業報告書へ、作業内容や開始・終了時間などを記入していました。

その後、担当者が報告書を確認し、必要な情報をシートへ入力して管理していました。

現場数やスタッフが増えると、紙の報告書を回収・確認する作業が増え、管理担当者の負担となっていました。

また、紙の報告書が届くまで現場の状況を把握できないため、「どの現場が終わっているのか」「予定通り作業できているのか」をリアルタイムで確認しづらいという課題もありました。

現場で発生した情報を紙に記録し、それを後から管理側で確認・入力するという運用になっていたことが原因でした。

現場と事務所の間に「紙を回収してから確認する」という工程があることで、情報の共有に時間がかかっていました。

スマートフォンから作業報告を入力できる簡易的な業務管理アプリを導入しました。

スタッフは作業終了後、スマートフォンから担当現場を選択し、作業内容や開始・終了時間、申し送り事項などを入力するだけ。

入力された情報は自動的に管理側へ共有されるため、紙の報告書を回収してからシートへ転記する作業も不要になりました。

紙の作業報告書が不要になり、報告内容をリアルタイムで確認できるようになりました。

また、管理担当者が紙の内容をシートへ転記する必要もなくなり、日々の事務作業を削減。

「紙に書く → 回収する → 確認する → 転記する」という流れを見直し、現場と事務所の情報共有をスムーズにすることができました。